ChatGPTがもつ高度な処理能力を活用すれば、ビジネスのさまざまなシーンで業務効率化に役立ちます。業務の自動化や顧客対応の改善、データ分析など、幅広く応用可能です。

しかし、ChatGPTを最大限に活用する手段がわからない人もいるでしょう。本記事では、ChatGPTをビジネス現場で役立てる具体的な手法12選を紹介します。

ChatGPTで業務を自動化・効率化すれば、それまで使っていた時間を活用して新規事業やアイデア発想のために充てるなどの新たなチャンスにつなげられるかもしれません。

ChatGPTがビジネスでの活用を期待される理由

ChatGPTがビジネス現場での活用を期待される理由は、多様性と柔軟性、そして高度な言語処理能力をもつためです。これまで人間が時間を割いていたあらゆるタスクを効率的にこなすことが可能となり、導入しやすいコスト面も導入企業から評価されています。

具体的な理由は以下のとおりです。

・膨大な知識を瞬時に提供できるので業務が効率化される

・文書作成やプログラミングなどの豊富な分野に対応している

・コストを抑えられるので中小企業でも導入しやすい

それぞれ詳しく解説します。

膨大な知識を瞬時に提供できるので業務が効率化される

ChatGPTは、過去に公開されたウェブ上の膨大なデータをトレーニングデータとして学習しています。幅広いジャンルの知識があり、マーケティングやプログラミング、法務などの専門的内容も瞬時に引き出せます。

この特性をビジネスに活かせば、これまで多くの時間を費やしてきた作業の効率化が可能です。人間は、ChatGPTに指示を出すだけで高品質な内容を得られるので、手間を大きく省けます。

ChatGPTの知的能力を最大限活用することで、業務全体の効率化と生産性の向上が期待できます。

文書作成やプログラミングなどの豊富な分野に対応している

ChatGPTは言語処理能力が高く、社内文書やブログの文書作成が得意です。また、プログラミングの領域でも高度な技術をもっています。

たとえば、専門的な以下の分野に対応可能です。

・マニュアルや技術文書の作成

・プログラミングコードの生成

・技術ドキュメントの作成

・アプリ開発支援

・データの統計分析

・コピーライティング

・SNSマーケティング

・画像、動画生成

ビジネスの現場で求められるデータ分析や文書作成、そして現代では必須のSNS運用サポートも可能です。メーカーや商社、金融、マスコミなどの幅広い業界で、人材の代わりに必要とされる存在といえます。

コストを抑えられるので中小企業でも導入しやすい

ChatGPTはコスト面に優れており、月額料金を抑えてさまざまな機能を利用できます。フリープランであれば無料で利用できるので、すぐにでも利便性を体感してみましょう。ただし企業で使用する場合は、有料プランが望ましいです。

2024年5月時点でのChatGPTのプランと料金は以下のとおりです。

※参考：https://openai.com/chatgpt/pricing/

ビジネスで利用するのであれば、チームまたはエンタープライズプランがおすすめです。チームプランは年払いで25ドルを支払うだけで、制限なくChatGPTの機能を使用できます。低コストで負担が少なく、業務効率を向上させるための有効的な投資といえるでしょう。

ChatGPTをビジネスで活用するための手法12選

実際に、ChatGPTをビジネスで活用するための12種類の方法を解説します。業務に活かせる内容をピックアップして読んでみてください。

1. 営業資料や提案書の作成

2. 社内文書や契約書、報告書の作成

3. データ分析やレポートの作成

4. プログラミングコードの生成

5. ウェブコンテンツやブログ記事の制作

6. イメージ画像・独自イラストの生成

7. スケジュール管理やTodoリスト管理の支援

8. SNS投稿コンテンツの制作

9. 翻訳・多言語対応のサポート

10. 顧客対応のスクリプト作成

11. 新規ビジネスアイデアの提案

12. チャットボットによるサービスの自動化

それぞれ具体例や活用法を入れて解説します。

1. 営業資料や提案書の作成

営業資料や提案書は、企業が新規顧客の開拓や案件の獲得を目指すうえで重要な文書です。事業の成功を握る鍵となるので、営業担当者には負担が大きいものの、ChatGPTを活用すれば効率的に営業資料や提案書を作成できます。

たとえば、以下のような活用方法がおすすめです。

・サービスの概要や提案ポイントのアウトラインを自動生成

・人が作成した文書に対するフィードバック

・専門用語の使用箇所や追加説明の提案

ChatGPTに、自社のサービスや製品の概要を伝えておき、対象顧客を指定すればさまざまな提案を示してくれます。アウトラインの生成に沿って、営業担当しか知らない専門知識を枠にはめ込んでいくと資料作成がスムーズです。

2. 社内文書や契約書、報告書の作成

企業の業務には、社内用の文書や契約書の稟議、報告書の作成もあります。このような文書作成はChatGPTの得意分野で、効率的に社内文書の自動生成を進められます。たとえば、以下のような活用方法がおすすめです。

・決裁文書や規定などの社内文書の自動生成

・契約書や覚書の条件を入力して文言を自動生成

・議事録作成や活動報告作成は録音データの入力で自動要約

事前に、ChatGPTに社内文書の規定やルールを指定しておき、あとから条件を指定すれば企業に適した文書を作成できます。表にまとめたり、箇条書きで提案したりと多くの情報をまとめられる点がメリットです。繰り返し使用すれば、その企業に適した内容を常に出力します。

3. データ分析やレポートの作成

企業において、データ分析やレポートの作成は欠かせません。大量のデータを適切に処理して、レポートにまとめるのは業界の専門知識と多くの時間を要します。

ChatGPTがデータ分析で解決するのは、ウェブ上のデータをまとめるような強力なデータ処理能力です。人間から与えられたデータを自動で集計・分析してレポートに出力します。具体的な活用方法は以下のとおりです。

・エクセルやスプレッドシートのデータから必要な計算や統計を抽出

・分析結果からの発見事項や目的の提案

・画像や写真からの情報を読み込み、分析

毎月や毎日の営業記録を蓄積して、エクセルなどにまとめた内容をChatGPTが分析してくれます。高度な関数設定や専門知識がなくとも知りたい情報が抽出されるので、業務効率の向上が期待できます。

4. プログラミングコードの生成

ChatGPTはプログラミング分野でも多くの知識をもっており、幅広いプログラミング言語を利用可能です。アプリ制作やサイト構築でプログラミングを必要とする場合、コードを生成する技術が役立ちます。

ChatGPTでコードを生成する流れは以下のとおりです。

1.プログラミングに特化したGPTsを選択

2.作りたいコードの内容とプログラミング言語を指定

3.出力されたコードの内容が理想どおりか確認

一度では理想どおりにならない場合が多いので、何度もコードを作り変えて構築しましょう。

5. ウェブコンテンツやブログ記事の制作

企業のマーケティングの一環として、ウェブサイトの制作やブログ記事の発信を行うことがあります。質の高いコンテンツを継続的に作り続けることは難しいので、ChatGPTを活用して問題を解決しましょう。主な活用方法は以下のとおりです。

・与えられたテーマやキーワードのリサーチ・構成作成

・構成に沿ったブログ記事の制作

・SEOに沿ったキーワード選定

・文章の構成、代替案の提案

・継続的なウェブコンテンツ生成の提案

ChatGPTはさまざまな分野に対応可能で、商品説明やQ&Aの提案、具体的な事例などをまとめた質の高いコンテンツに仕上がります。人の手で作ったコンテンツに、AI目線から見た不足点や補修内容を加えてくれるので、より濃密な内容でウェブ市場の競争に挑めるでしょう。

6. イメージ画像・独自イラストの生成

ChatGPTは画像生成機能も高く、テキストのみでイメージやイラストを生成できます。企業のウェブサイトやSNSで使用する際、説明画像やアイコン、バナー画像などを簡単に制作できるので、デザイン担当者の業務負担を減らせます。

ChatGPTでオリジナルキャラクターや製品・サービスのイラストを生成したら、画像編集ソフトなどで企業の独自画像に加工すれば完了です。

ChatGPTを活用した動画生成サービスもあり、テキストを入力するだけでリアルな人間が出演する動画などを生成できます。ただし、現状では日本語や日本人に対応しているサービスは少ないほか、追加料金が発生するケースも少なくありません。動画制作に力を入れたい場合は、別途料金を支払って利用することも検討してみてください。

7. スケジュール管理やTodoリスト管理の支援

企業の管理職やビジネスパーソンにとっては、スケジュール管理も業務の一貫として重要です。複数の予定や作業項目を漏れなく把握しなければいけません。優先順位をつけて効率的に実行するために、ChatGPTを活用しましょう。

具体的な活用術は以下のとおりです。

ChatGPTに入力したスケジュールを自動でGoogleカレンダーのような外部サービスに連携するには、APIを使用してスクリプトを作成する必要があります。このスクリプト作成も、ChatGPTを活用して手順を確認しながら進めると効率的です。

8. SNS投稿コンテンツの制作

近年ではSNSマーケティングの重要性が高まっており、多くの企業がSNSによる情報発信をしています。更新頻度が高いSNSにおいても、ChatGPTの機能が頼りになるでしょう。たとえば、以下のような機能を活用できます。

・キーワードに沿ったSNS投稿文章の生成

・ハッシュタグや関連リンクの追加

・SNS投稿用画像やイラストの生成

・ユーザー反応を学習してエンゲージメントの高い投稿を増加

エンゲージメントを確認して、よりヒットした投稿をChatGPTに認識させておくと、次回以降もヒット投稿に寄せたコンテンツを制作可能です。企業のSNSマーケティング業務の負担を軽減でき、効果の最大化につながります。

9. 翻訳・多言語対応のサポート

日本企業の海外進出や外国人顧客へのサービス提供が増え、グローバル化が進んでいるなか、企業の多言語対応は必須です。高品質な翻訳と、複数言語での情報発信が課題となります。

ChatGPTには高度な言語処理能力があるので、多言語翻訳しながら営業資料や契約書の作成を進められます。ウェブサイトやSNSなどのコンテンツも、外国人ユーザーに向けた多言語での情報発信が可能です。ターゲットの幅を日本人だけではなく外国人まで広げると、マーケティングの領域が大きくなり企業の発展にも貢献します。

10. 顧客対応のスクリプト作成

企業にとって顧客対応は重要です。社員個人の対応スキルにバラつきが生じることは避けなければなりません。そこで、ChatGPTでさまざまなシナリオに対応した台本を作っておくと、最適なスクリプトをいつでも引き出せます。

たとえば、ケーススタディやQ&Aなどの情報をChatGPTに学習させます。想定される問い合わせ内容を複数挙げて、適切な対応文例をスクリプトとして出力させると、顧客対応マニュアルの完成です。社内全体で共有することで顧客対応の質が統一され、対応品質の向上につながります。

11. 新規ビジネスアイデアの提案

企業が持続的に発展するためには、新しいビジネスアイデアを生み出して進化し続ける必要があります。革新的なアイデアはそう簡単に思い浮かびませんが、ChatGPTを活用すれば予想外のアイデアを見つけられるかもしれません。

新規アイデア提案のやり方は以下のとおりです。

1. 新規事業の分野やターゲット層などの詳細を指定

2. 条件を分析してアイデアやコンセプトを生成

3. 生成されたアイデアの実現方法や戦略を出力

4. 複数のバリエーションで指定して多様な視点からチャンスを発掘

一度で良いアイデアは出てきません。条件の幅をシフトしながら自社製品に適したアイデアを提案させ、事業発展を効率的に進めてください。

12. チャットボットによるサービスの自動化

ChatGPTのプログラミング機能を使えば、チャットボットや自動応答のコードを効率的に作成できます。

近年、あらゆるウェブサイトでチャットボットによる自動応答サービスが導入されています。対話型AIを活用すると、顧客からのさまざまな質問に対して自動応答してくれるので、人手に頼る必要がありません。これまで顧客対応に割かれていた時間を、業務に有効活用できる点がメリットです。

ChatGPTのビジネス活用に必要なルール整備

ChatGPTをビジネスで本格的に活用するためには、事前にさまざまなルール整備が必要です。とくに、ユーザー側のAIリテラシーの向上が欠かせません。

・個人情報保護などのセキュリティ整備

・問題解決能力低下の阻止

・ユーザーのスキルアップ能力

ChatGPTをビジネス活用するうえで必須のルール整備について、それぞれ解説します。ChatGPTの恩恵を安全に受けるための体制を整えられるので、ぜひ目を通してください。

個人情報保護などのセキュリティ整備

ChatGPTを活用するうえではセキュリティ対策が欠かせません。

社内の機密情報が外部へ無断で公開されないように、入力するデータの種類には注意する必要があります。社内の重要書類には適切なアクセス権限を設定し、ChatGPTに入力しないようにしましょう。

また、ChatGPTが出力した内容に個人情報が記載されている可能性もあります。知らずに引用して個人情報を漏らさないよう、出力結果には必ず目を通してください。

問題解決能力低下の阻止

ChatGPTには便利さと効率化のメリットがある一方で、人間の問題解決能力が低下する点が指摘されています。自ら考えて思考を巡らせる機会が失われるので、人間本来の想像力や洞察力が衰退するおそれがあるのです。

社員の問題解決能力を低下させないために、ChatGPTはあくまでも補助ツールであると明確に位置づけなければいけません。業務の一部をChatGPTにサポートしてもらうのは問題なくとも、基本的な分析力や発見力は人間が身につけておくべきです。

ChatGPTの出力した回答が正しいと鵜呑みにするのではなく、人間が最終判断を下してChatGPTの結果を上回るアイデアを出せるように、啓発活動や再教育を継続しましょう。

ユーザーのスキルアップ能力

ChatGPTを最大限活用して、その能力を十分に引き出すためには、使用するユーザー側のスキルも求められます。機能性を理解して適切な指示を出せる能力がなければ、期待した効果は得られません。

そこで、社内でChatGPTの仕組みや特性、活用ポイントを徹底的に理解するための勉強会や講習会を開くこともおすすめです。人間とAIが円滑に業務を遂行できるように、まずは人間がAI人材を育成しなければいけません。

ChatGPTを利用するAIスキルを高めることで、より効率的に業務変革や生産性向上を実現できます。

ChatGPTをビジネスで活用して業務効率UPしよう

本記事では、ChatGPTをビジネスで活用するための方法とルール整備の必要性について解説しました。企業におけるさまざまな業務を効率化するために、ChatGPTは補助的ながらも重要な役割を果たします。

また、ChatGPTは企業のDX推進にも役立ちます。さらにDXを加速させるなら、ChatGPTのほかにもリモートサポートツールとして『Splashtop SOS』の導入がおすすめです。

Splashtop SOSは、遠隔地からユーザーのデバイスにアクセスし、サポートが行えるワンタイムのリモートサポートツールです。Microsoft Teamsと連携してチャットやビデオ会議を行えるほか、リモートでの顧客フォローなどビジネスに必要な機能がアプリひとつにまとまっています。

操作性がシンプルなので、迷うことなくリモート作業を進めて問題解決できます。DX推進やAI導入は環境の変化を伴うため戸惑うことも多いですが、リモートサポートがスムーズにできれば社員の心の拠り所となるでしょう。ぜひ導入を検討してみてください。

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